1. Ta betalt
Förarna kan ta betalt för självrisk och andra tjänster/produkter direkt av kunden.
En order skapas, och önskat betalsätt väljs.
​

Vid varje försäljning ska ett försäljningskvitto utfärdas till kunden enligt beskrivningen i länken. I Assist kan detta delas med kunden elektroniskt.

2. Genomföra Kassaavstämning (dagsavslut)

När betalningar är mottagna och förarna är klara med sitt skift, rekommenderas att föraren kör sin egen kassaavstämning (dagsavslut) för att dokumentera mottagna betalningar.
​
Alla betalningar som föraren tar emot hamnar i Mina sidor - Min Kassaavstämning:

Kassaavstämningen körs härifrån, här finns också ett historiskt arkiv för förarens genomförda avstämningar.
​
​3. Få Godkännande

Föraren får sin kassaavstämning godkänd av rollen Ekonomi. Kontanter har en egen process per station.

Alla kvitton som skapats i Assist lagras också elektroniskt i enlighet med bokföringsreglerna.

Ekonomikontoret har ansvar för att följa upp förarnas kassaavstämningar.

Utestående avstämningar finns under: Ekonomi - Kassaavstämning - Order utan avstämning
​

Assist har en egen meny för att se och behandla kontantorder.

Du behöver rollen Ekonomi för att ha tillgång till denna:
​

Kassaavstämning: Här hittar man alla utestående kassaavstämningar (som föraren måste göra själv, enligt beskrivning ovan) samt kassaavstämningar för godkännande och allt som är arkiverat.

Ekonomi ska godkänna förarnas kassaavstämningar

Kontantorder: Här ligger alla kontantorder som är godkända och klara för bokföring, samt det som är journalfört och en historiskt komplett journal.
​Ekonomi ska journalföra kontantorder

Godkända kassaavstämningar kan journalföras under:
Ekonomi - Kontantorder - Klar för bokföring:

Det är möjligt att välja flera avstämningar samtidigt.

I Assist finns ett exportformat för kontantorder till CSV/Excel för att kunna spara dem till en fil, som i sin tur kan användas för bokföring av transaktionerna som det har körts kassaavstämning på.

Kontona som används är:

Det är möjligt att ändra dessa i Assist till det din revisor/bokförare rekommenderar.
​

Bokföringen debiteras ekonomikontot och krediteras försäljning.

För att exportera följs denna instruktion

2. Välj den journalföring du vill exportera - Assist använder XL10-formatet.

3. Välj Ladda ner - och spara filen på önskad plats

Den ser ut så här i Excel:
​

Denna fil är nu i ett CSV-format och innehåller alla fält som behövs för import av ett verifikat av cash-export. I vissa ekonomiprogram heter denna GBAT10 eller liknande, men beroende på vilken ekonomilösning man använder måste denna justeras till en känd uppställning för kolumnerna. De flesta moderna ekonomilösningar har importfunktioner för denna typ av verifikat som ska avstämmas.

Kort sagt: Det är en specifik mall eller struktur som säkerställer att ekonomiska transaktioner från ett system (t.ex. Assist) kan tolkas och importeras korrekt in i ett annat system (t.ex. ekonomiprogrammet).

Ekonomi ska bokföra och stämma av journalen mot banken.
Vipps/kort/app-transaktioner överförs direkt till din bank, varje dag. Detta sker automatiskt, men ändå är inte bokföringen uppdaterad. Normalt finns en integration mellan bank och ekonomisystem uppsatt. Du måste nu bokföra och stämma av dessa.

Det är XL10-filen från Assist som visar vad dessa transaktioner innehåller, och de kan importeras som verifikat, bokföras och stämmas av mot transaktionerna från banken.

​

Till exempel:

Vid användning av Vipps Business/företagslösning är det själva Vipps-rapporten från banken (som visar de enskilda transaktionerna och totalerna) som fungerar som en central del av dokumentationen som måste stämmas av mot den totala försäljningen i dagsavslutet. Denna rapport är normalt elektronisk.