Hoppa till huvudinnehåll

Så här ställer du in integrationen mellan Assist och Fortnox

Koppla Assist till Fortnox och exportera bokförda fakturaorder som order. Steg för steg: anslutning, inställningar för kunder och produkter, första exporten och felsökning.

Skrivet av Leif T. Rudlang

Koppla Assist till Fortnox för att exportera bokförda fakturaorder som order. Assist kan också hitta kunder i Fortnox och skapa saknade kunder och artiklar när du exporterar.

Exporter skapar order i Fortnox. Kontrollera dessa order där och fortsätt faktureringen i Fortnox. Export av kontantorder stöds inte av den här integrationen.

Innan du börjar

Se till att du har:

  • Åtkomst till Inställningar → Integrationer i Assist, med rätt station vald.

  • En Fortnox-inloggning som kan godkänna åtkomst för det företag du vill koppla, och som kan arbeta med företagets kunder, artiklar och order. Be din Fortnox-administratör om hjälp vid behov.

  • Företagsnamnet tillgängligt, så att du kan kontrollera att du kopplar rätt företag.

Du kopplar genom att logga in i Fortnox och godkänna åtkomst. Du behöver inte kopiera några API-nycklar till Assist.

Den här guiden använder de svenska etiketterna i Assist. Etiketterna kan skilja sig om du använder ett annat språk.

1. Lägg till Fortnox i Assist

  1. Öppna Inställningar → Integrationer.

  2. Under Alla integrationer hittar du Fortnox. Välj Lägg till.

  3. Ange ett Integrationsnamn, till exempel Fortnox – Ditt företag. Namnet visas när du väljer vart du vill exportera.

  4. Gå igenom inställningarna som beskrivs nedan.

  5. Välj Skapa integration. Assist sparar integrationen och startar anslutningen till Fortnox.

2. Logga in och godkänn åtkomst

  1. Logga in i Fortnox när du uppmanas till det.

  2. Kontrollera att du ger åtkomst till det företag du vill använda, och godkänn sedan den begärda åtkomsten.

  3. När du kommer tillbaka till Assist, leta efter meddelandet Fortnox anslöts.

  4. Under Aktiva kontrollerar du att integrationen visar Ansluten.

  5. Välj Redigera på integrationen och kontrollera uppgifterna om det anslutna företaget under Anslutning, när de finns tillgängliga.

Om du avbryter inloggningen innan den är klar kan integrationen ändå vara sparad. Öppna den under Aktiva, välj Redigera och sedan Anslut Fortnox för att slutföra anslutningen.

3. Välj hur kunder och produkter hanteras

Du kan ändra dessa val när du skapar integrationen eller senare via Redigera → Inställningar. Välj Spara ändringar när du har redigerat en befintlig integration.

Inställning

Vad den gör

Standard för ny integration

Tillåt kontaktsökning när kontakter skapas.

Låter dig söka i Fortnox efter befintliga kunder när du skapar kontakter i Assist.

Av

Skapa kunder som inte finns vid export.

Skapar saknade kunder i Fortnox vid export. Om valet är av måste kunderna redan finnas i Fortnox.

På

Skapa produkter och produktgrupper som inte finns i ekonomisystemet vid export.

Skapar saknade Fortnox-artiklar för de produkter eller produktgrupper som används i exporten. Om valet är av måste artiklarna redan finnas.

På

Koppla produkter i Assist till en produkt som representerar hela produktgruppen.

Använder en artikel som representerar produktgruppen i stället för den enskilda produkten.

Av

Ta med registreringsnummer i referensfältet.

Tar med fordonets registreringsnummer i orderreferensen när det finns.

På

Ta med VIN i referensfältet.

Tar med fordonets chassinummer (VIN) i orderreferensen när det finns.

På

Ta med avtalsreferens i referensfältet.

Tar med avtalsreferensen i orderreferensen när den finns.

På

Om du redan har kunder och artiklar i Fortnox

Kontrollera numreringen före den första exporten:

  • Assist slår upp befintliga kunder med hjälp av kundnummer. Se till att numret i Assist tillhör rätt kund i Fortnox.

  • Assist slår upp artiklar med hjälp av produktkod, eller produktgruppens kod om gruppkoppling är aktiverad. Kontrollera att dessa matchar rätt Fortnox-artiklar.

  • Aktivera kontaktsökning om du vill hitta befintliga Fortnox-kunder när du skapar kontakter i Assist.

Stäm av med den som ansvarar för kund- och artikelregistret om Assist ska skapa saknade poster automatiskt.

4. Skicka din första export

Använd en order som är redo för verklig bokföring: bokföringen stänger ordern permanent i Assist.

  1. Öppna fakturaordern i Assist och kontrollera registrerad kund, kundnummer, produkter, priser och valuta.

  2. När ordern är Klar för bokföring, välj Bokför nu.

  3. I Bekräfta bokföring öppnar du Välj export.

  4. Under Integrationer väljer du namnet på den Fortnox-integration du skapade.

  5. Välj Bokför och vänta på resultatet.

  6. Efter Export lyckades öppnar du Fortnox och kontrollerar den order som skapades, inklusive kund, artiklar, antal, priser, valuta och referenser.

För att skicka en befintlig fakturabokföring öppnar du bokföringen i Assist, väljer din Fortnox-integration under Export och väljer Skicka. Kontrollera Exporthistorik först för att se om den redan har skickats.

Anslutningen är klar att använda när den visar Ansluten och den första exporten har kontrollerats i Fortnox.

Återanslut eller koppla från

Återanslut

Om Assist visar Inte ansluten eller Återanslutning krävs är export via integrationen inte tillgänglig.

  1. Gå till Inställningar → Integrationer.

  2. Välj Redigera på din Fortnox-integration under Aktiva.

  3. Välj Anslut Fortnox eller Återanslut Fortnox, beroende på status.

  4. Slutför inloggning och godkännande i Fortnox.

  5. Kontrollera att statusen återgår till Ansluten, och försök sedan med exporten igen.

Koppla från

Öppna integrationen via Redigera och välj Koppla från. Du måste ansluta igen innan du kan skicka fler exporter.

Felsökning

Det du ser

Vad du gör

Anslutningen kunde inte startas, eller Fortnox kunde inte anslutas.

Öppna den sparade integrationen och försök med Anslut Fortnox igen. Slutför inloggning och godkännande. Om det fortfarande misslyckas, kontakta Assist support med meddelandet som visas.

Fortnox finns inte i exportlistan.

Kontrollera integrationens anslutningsstatus. Anslut eller återanslut, och gå sedan tillbaka till exporten.

Fortnox nekade åtkomst.

Be din Fortnox-administratör att gå igenom behörigheterna för den anslutna användaren. Återanslut och försök igen.

En kund eller produkt finns inte.

Kontrollera kundnummer eller produktkod. Skapa motsvarande post i Fortnox, eller aktivera den aktuella inställningen för automatiskt skapande i Assist.

Fortnox avvisade exporten.

Läs feldetaljerna och rätta den angivna informationen. Varje order måste ha en enda valuta. Försök igen när felet är åtgärdat.

Fortnox är tillfälligt upptaget.

Vänta en stund och försök med exporten igen.

Ordern finns redan i Fortnox.

Gå igenom ordernumren i feldetaljerna och jämför med Fortnox och exporthistoriken i Assist. Försöket kan omfatta både order som redan fanns och nyskapade order. Kontrollera detta innan du skickar igen.

Behöver du hjälp? Dela integrationsnamnet, den aktuella ordern eller bokföringen i Assist och felmeddelandet med Assist support.

Relaterade artiklar
Fick du svar på din fråga?