Total kontroll og oversikt
I Assist kan du samle alle de oppdrag og tjenester som utføres i bedriften i ett og samme system og oppnå:
Full oversikt over alle oppdrag som skjer til enhver tid både visuelt og i tabell
Optimal oversikt og utnyttelse av personell og ressurser
Avsjekk og kontroll på at du får betalt det du har krav på
Kunne søke opp alle historiske oppdrag uavhengig hvem du kjørte for
Få tilgang til nyttige oversikter som grunnlag for justeringer, og effektive tiltak for forbedring av inntjening
NB: Noen bransjeaktører krever i dag at oppdraget også kjøres på deres løsning/plattform for å få betalt. Assist anbefaler allikevel å registrere alle oppdragene i Assist for å ha fasit og etterkontroll på ett sted.
Noen kunder tar kontakt med disse aktørene for å få til en avtale om direktefakturering, for en enklere hverdag. Det kan vise seg å bli lønnsomt.
Hvordan raskt registrere inn alle oppdragene
I Assist er det mange måter å registrere og motta oppdrag, fra manuell input, direktebestilling eller gjennom AI - Oppdragstolken, som anbefales for å registrere oppdrag kjapt og enkelt.
Her er eksempler hvordan man i dag kan motta og opprette oppdrag:
1. Opprett oppdrag med Oppdragstolken
Du har mottatt en epost med en bestilling
Lim inn i Oppdragstolken - generer forslag, juster om ønskelig, opprett oppdraget - legg inn referanse etc. og tildel en sjåfør.
Du har mottatt en SMS med en bestilling
Lim den inn i Oppdragstolken - generer forslag, juster om ønskelig, opprett oppdraget - legg inn referanse etc. og tildel en sjåfør.
Bestilling kom gjennom en aktør
Ta er skjermbilde og lim inn i Oppdragstolken - generer forslag, juster om ønskelig, opprett oppdraget - legg inn referanse etc. og tildel en sjåfør.
Direktebestilling via en telefon
Snakk inn eller skriv inn i Oppdragstolken - generer forslag, juster om ønskelig, opprett oppdraget - legg inn referanse etc. og tildel en sjåfør.
2. Motta forespørsel og aksepter via bestillingsskjema
3. Motta forespørsel og aksepter gjennom Assist-nettverket
4. Kjør oppdragene på vanlig måte i Assist og evt. andre systemer der det er påkrevd.
5. Lag ordre med korrekte ordrelinjer og husk å få med alle detaljene som man skal få betalt for.
Anbefalinger for å behandle og sortere alle oppdragene i Assist
Legge inn en avtalt med navn under Interessenter - Avtaleinfo i oppdraget - dette for å kunne sortere og gjenfinne på en enklere måte. Noen bruker i tillegg en Tag (Oppdragsdetaljer)
Tips 1: Legg inn de prisene dere får betalt for per Avtale, da kommer disse korrekt inn i ordren
Legg gjerne inn referansenummeret du har fått på oppdraget under Interessenter - Avtaleinfo - Referanse, for enkel gjenfinning
Tips 2: På selve ordren legg også inn referansenummeret i Intern kommentar
Dobbeltsjekk følgende for oppdrag som kjøres på andre løsninger enn Assist
Er km beregningen den samme som i Assist (her har vi sett store avvik)
Får du betalt for alle tjenestene (her har vi sett at ordrelinjer blir fjernet)
Fakturering og opprydding av ordre
6. Oppdrag som er journalført gjennom Assist til ditt økonomisystem kan nå kvitteres ut og fullføres. Disse ordrene er fullført. De kan så gjenfinnes i arkivet.
7. Oppdrag som er kjørt og fakturert i andre systemer vil ha ordre som ligger i Assist, og man får da en melding om dette om man forsøker å fullføre ordren. Måten man rydder i disse er å journalføre disse til So01.
Sorter for å ryddes vekk fra Regnskap-Faktura-Klar for føring. De kan så gjenfinnes i arkivet. Sett gjerne et filter for enklere gjenfinning.
