Forutsetninger:
For å motta og behandle forespørsler i Assist må følgende være på plass:
Du må ha en Assist-stasjon med Standard-lisens eller høyere.
For å få varsler i appen når nye forespørsler kommer inn, må en Operasjonsleder være definert. Det er denne rollen som mottar varsler.
For å få varsling på e-post, må stasjonens felles e-postadresse (eller en annen som er delt) være satt opp under:
Innstillinger → Stasjon. Da sikrer du at forespørslene blir samlet i e-post også som en ekstra sikkerhet for å ikke bli glemt. (sett gjerne opp varsling for mottatte e-poster i Outlook eller Gmail mm. (det din stasjon bruker)
Hvor finner du mottatte forespørsler?
Alle mottatte forespørsler fra Assist-nettverket eller fra et skjema legger seg under
"Nettverk" - "Mottatte forespørsler" - "Ubesvart"
Har kan du enten avslå eller akseptere ved å velge en av knappene.
Oversikter
Ubesvart: Alle nye forespørsler som ikke er behandlet.
Akseptert: Alle forespørsler som er godkjent og opprettet som oppdrag.
Avvist: Alle forespørsler som er avslått.
Alle: Samlet oversikt over alle forespørsler.
Behandling av forespørsler
1. Åpne forespørselen
Det anbefales å åpne forespørselen for å se detaljer før du velger å akseptere eller avslå.
2. Avslå forespørsel
Velg Avslå.
Bestilleren får en e-post med avslag.
Du kan legge til en personlig melding i e-posten.
Forespørselen flyttes til Avvist.
3. Akseptere forespørsel
Velg Aksepter.
Forespørselen opprettes automatisk som et oppdrag i Assist.
Oppdraget behandles på vanlig måte (oppslag på eier, detaljer, tildeling av sjåfør osv.).
Det registreres hvor forespørselen kommer fra, og den originale forespørselen kan åpnes fra oppdraget.
Bestilleren får en e-post med bekreftelse.
Forespørselen flyttes til Akseptert.
Se forespørsel fra oppdrag
Når du er inne i et oppdrag, kan du se hvilken forespørsel oppdraget ble opprettet fra.
Øverst ved siden av oppdragsnummeret vises en tagg med forespørselsnummeret (f.eks. Foresp. #11).
Klikk på taggen for å åpne forespørselen og se detaljer.
Dette gjør det lettere å følge opp oppdraget og se originalinformasjonen uten å måtte lete i oversikten over mottatte forespørsler.
Merk: Hvis du redigerer oppdraget, vil ikke den originale forespørselen endres.
Originalforespørselen blir alltid liggende urørt og kan åpnes igjen for å se de opprinnelige opplysningene.